Planification de tournées de livraison pour boulangeries, traiteurs et restauration scolaire

Des tournées qui partent avant l’aube

Une boulangerie qui livre en gros charge souvent la camionnette dès 5 h, pour que les cafés aient le pain et les viennoiseries avant l’ouverture. Quatre réglages de l’itinéraire couvrent cette tournée du matin :

Heure de départ

N’importe quelle heure de la journée, par exemple 05:30. L’heure d’arrivée de chaque arrêt est calculée à partir de cette heure.

Départ — dépôt

Votre boulangerie ou votre cuisine : c’est là que la camionnette est chargée.

Aller-retour

L’itinéraire se termine au dépôt, et le trajet du retour compte dans la durée de l’itinéraire : vous savez quand la camionnette est de nouveau libre.

Minutes par arrêt

Se garer, porter les cagettes, faire signer. Un arrêt peut avoir son propre temps, par exemple 15 minutes pour la cuisine d’un hôtel.

Ajoutez les clients du jour

Importez la liste des commandes sous forme de fichier CSV ou Excel, collez une liste ou saisissez une adresse. Les colonnes comme Nom, Téléphone, Notes et Créneau sont reconnues automatiquement. Un itinéraire peut compter jusqu’à 200 arrêts ; voir le guide Créer un itinéraire et ajouter des arrêts (en anglais).

Deux lignes pour la même adresse, par exemple le pain et les gâteaux d’un même café ? Activez Regrouper les colis : elles forment un seul arrêt, et le temps sur place ne compte qu’une fois.

Optimisez — un itinéraire par camionnette

Cliquez sur Optimiser l’itinéraire. Les arrêts sont classés dans le meilleur ordre sur les routes réelles, en tenant compte du créneau de chaque client, et chaque arrêt reçoit une heure d’arrivée ; celui qui manquerait son créneau est marqué en retard, en rouge. Voir Optimiser avec des créneaux de livraison (en anglais).

Plusieurs camionnettes ? Avec les formules 10 et 15 membres, Route Planner Teams répartit automatiquement les clients du jour entre vos camionnettes : chargez tous les arrêts, cliquez sur « Répartir en tournées » et choisissez le nombre de tournées — chaque camionnette reçoit une tournée équilibrée depuis la cuisine, dans le meilleur ordre. Avec la formule 3 chauffeurs, c’est vous qui décidez qui prend quelle partie de la ville — par code postal ou selon vos tournées habituelles — et vous créez une tournée par camionnette.

La même tournée chaque jour : dupliquez et ajustez

La plupart des tournées alimentaires changent à peine : les mêmes cafés chaque jour de la semaine, les mêmes écoles toute l’année scolaire. Route Planner Teams n’a pas d’itinéraires récurrents qui se répètent seuls selon un calendrier. À la place, vous dupliquez l’itinéraire de la veille :

• Dans Itinéraires, ouvrez le menu de l’itinéraire (⋮) et choisissez Dupliquer l’itinéraire.
• La copie garde les arrêts dans le même ordre, le dépôt, l’heure de départ, l’aller-retour, les minutes par arrêt, les créneaux, les numéros de téléphone et les notes pour le chauffeur. Le même chauffeur est déjà choisi.
• Choisissez la date et cliquez sur Continuer. Les heures d’arrivée sont déjà calculées : l’itinéraire est prêt à être envoyé.

Ajustez ensuite la copie : retirez le café fermé cette semaine, ajoutez un nouveau client, et relancez l’optimisation si les arrêts ont changé. Les itinéraires se planifient jusqu’à 7 jours à l’avance : dès le vendredi, vous pouvez préparer les tournées du lundi.

Les plans changent aussi une fois la camionnette partie : vous pouvez encore ajouter, retirer, réordonner et modifier les arrêts que le chauffeur n’a pas encore atteints, et les changements arrivent aussitôt sur son téléphone. Voir Attribuer un chauffeur et suivre la journée (en anglais).

Des créneaux pour les écoles, les cantines et les cafés

En restauration scolaire, la livraison des repas se fait sur un créneau : la cuisine veut les conteneurs isothermes entre 11:00 et 11:45, pas à 10:15 ni à 12:30. Un café veut sa commande avant l’ouverture, une cantine d’entreprise avant le coup de feu de midi. Donnez à chaque arrêt un créneau, depuis une colonne Créneau de votre fichier ou dans les détails de l’arrêt (un créneau par arrêt).

Les Notes pour le chauffeur contiennent ce qu’il doit savoir à cette porte : « Cuisine — entrée arrière, sonner », un digicode, « 3 repas sans fruits à coque, étiquetés ». Les notes sont du texte libre : Route Planner Teams ne gère pas les allergènes ni le contenu de chaque caisse.

Gardez l’ordre convenu avec les écoles

Parfois, l’ordre est fixé : la crèche qui déjeune en premier reçoit ses repas en premier, quoi qu’en dise la carte. Activez Garder mon ordre dans les paramètres de l’itinéraire et cliquez sur Calculer l’itinéraire. Les arrêts suivent votre liste, et les heures d’arrivée sont tout de même calculées sur les routes réelles : vous voyez tout de suite si une école serait livrée en retard. Pour changer l’ordre, faites glisser un arrêt par son numéro.

Pour que l’ordre soit respecté sur la route, activez Lecture seule pour ce chauffeur dans la page Équipe. Un chauffeur en lecture seule ne peut ni ajouter, ni retirer, ni réordonner des arrêts, ni relancer l’optimisation, mais il navigue toujours jusqu’à chaque arrêt avec Google Maps, Waze ou Plans d’Apple, marque les arrêts et enregistre la preuve de livraison — ce qu’il faut pour un remplaçant qui ne connaît pas la tournée. Voir Dispatchers et chauffeurs en lecture seule (en anglais).

Une signature sur le bon de livraison

Les écoles, les maisons de retraite et les clients professionnels signent souvent pour ce qu’ils reçoivent. Dans la page Équipe, choisissez ce que les chauffeurs enregistrent quand un arrêt est Livré — par exemple une Photo et une Signature — et quand il est Non livré, par exemple une photo et une note. Le chauffeur ne peut pas marquer l’arrêt tant que ce n’est pas fait.

La personne à la porte de la cuisine signe sur le téléphone du chauffeur. Vous utilisez encore un bon de livraison papier ? Le chauffeur peut le photographier, signé. Chaque preuve est enregistrée avec l’heure et l’endroit où se trouvait le téléphone.

Une signature dans les écoles, mais seulement une photo dans les cafés ? Faites de la photo le réglage de l’équipe et choisissez une preuve Personnalisée pour les arrêts des écoles, ou ajoutez une colonne Signature requise à votre fichier. Voir Preuve de livraison et contrôle des colis (en anglais) et Preuve de livraison pour vos chauffeurs-livreurs.

Sur le site, toutes les preuves se trouvent dans les Preuves de l’itinéraire. Pour rapprocher les livraisons de vos factures, exportez un itinéraire ou toute la journée vers Excel, CSV ou une feuille de route PDF à imprimer, avec le statut de chaque arrêt, l’heure à laquelle il a été marqué et la preuve recueillie. Les photos et les signatures sont conservées 60 jours après la dernière modification de l’itinéraire.

Quand le café est fermé : les livraisons échouées

Rideau encore baissé, personne au portail de l’école, le gardien déjà parti. Le chauffeur marque l’arrêt Non livré avec une photo et le motif, et l’arrêt apparaît dans l’Activité de l’itinéraire avec l’heure et la distance entre l’adresse et l’endroit où il a été marqué.

Vous le voyez sur le site dès qu’il est marqué (sans réseau, il se synchronise plus tard). Appelez le client et ajoutez l’arrêt à un itinéraire plus tard dans la journée ou à celui du lendemain.

Deux choses que Route Planner Teams ne fait pas. Il n’envoie ni SMS, ni e-mails, ni liens de suivi à vos clients — sur le site, vous voyez la progression de chaque itinéraire et les heures d’arrivée actualisées, et vous pouvez ainsi dire à une école quand la camionnette arrivera. Et il n’enregistre ni la température des camionnettes ni les contrôles d’hygiène comme les relevés HACCP : continuez à les tenir comme aujourd’hui.

Combien ça coûte

Tout ce que décrit cet article — aller-retour, créneaux de livraison, itinéraires dupliqués, chauffeurs en lecture seule et preuve de livraison signée — est inclus dans toutes les formules Teams, à partir de 99 € par mois.

Questions fréquentes