Pianificazione dei giri di consegna per panifici, catering e ristorazione scolastica

Giri che partono prima dell’alba

Un panificio che rifornisce bar e negozi carica spesso il furgone alle 5, perché i bar abbiano pane e brioche prima di aprire. Quattro impostazioni del percorso coprono queste consegne del mattino:

Ora di partenza

Qualsiasi ora del giorno, per esempio le 05:30. L’orario di arrivo di ogni tappa si calcola a partire da qui.

Partenza — deposito

Il tuo panificio o la tua cucina: qui si carica il furgone.

Andata e ritorno

Il percorso termina al deposito e il viaggio di ritorno conta nella durata del percorso, così sai quando il furgone è di nuovo libero.

Minuti per tappa

Parcheggiare, portare dentro le cassette, far firmare. Una singola tappa può avere il suo tempo, per esempio 15 minuti per la cucina di un hotel.

Aggiungi i clienti del giorno

Carica la lista degli ordini come file CSV o Excel, incolla un elenco o digita un indirizzo. Colonne come Nome, Telefono, Note e Fascia oraria vengono riconosciute automaticamente. Un percorso può avere fino a 200 tappe; vedi la guida Creare un percorso e aggiungere tappe (in inglese).

Due righe per lo stesso indirizzo, per esempio pane e dolci per lo stesso bar? Attiva Raggruppa i pacchi: diventano una sola tappa e il tempo alla tappa conta una volta sola.

Ottimizza — un percorso per furgone

Clicca su Ottimizza percorso. Le tappe vengono messe nell’ordine migliore sulle strade reali, tenendo conto della fascia oraria di ogni cliente, e ogni tappa riceve un orario di arrivo; quella che mancherebbe la sua fascia è segnata in rosso come in ritardo. Vedi Ottimizzare con le fasce orarie (in inglese).

Più di un furgone? Nei pacchetti da 10 e 15 membri, Route Planner Teams divide automaticamente i clienti del giorno tra i furgoni: carica tutte le tappe, clicca su “Dividi in percorsi” e scegli quanti percorsi ti servono — ogni furgone riceve un percorso bilanciato dalla cucina, nell’ordine migliore. Nel pacchetto da 3 autisti sei tu a decidere chi prende quale parte della città — per CAP o secondo i tuoi giri abituali — e a creare un percorso per furgone.

Lo stesso giro ogni giorno: duplica e adatta

La maggior parte dei giri alimentari cambia pochissimo: gli stessi bar ogni giorno feriale, le stesse scuole per tutto il quadrimestre. Route Planner Teams non ha percorsi ricorrenti che si ripetono da soli secondo un calendario. Basta invece duplicare il percorso di ieri:

• In Percorsi, apri il menu del percorso (⋮) e scegli Duplica percorso.
• La copia mantiene le tappe nello stesso ordine, il deposito, l’ora di partenza, l’andata e ritorno, i minuti per tappa, le fasce orarie, i numeri di telefono e le note per l’autista. Lo stesso autista è già selezionato.
• Scegli la data e clicca su Continua. Gli orari di arrivo sono già calcolati: il percorso è pronto da inviare.

Poi adatta la copia: togli il bar chiuso questa settimana, aggiungi un nuovo cliente e ottimizza di nuovo se le tappe sono cambiate. I percorsi si pianificano fino a 7 giorni in anticipo, quindi il venerdì puoi già preparare i giri del lunedì.

I piani cambiano anche dopo la partenza del furgone: puoi ancora aggiungere, togliere, riordinare e modificare le tappe che l’autista non ha ancora raggiunto, e le modifiche arrivano subito sul suo telefono. Vedi Assegnare un autista e seguire la giornata (in inglese).

Fasce orarie per scuole, mense e bar

Nella ristorazione scolastica i pasti arrivano in una fascia precisa: la cucina vuole i contenitori termici tra le 11:00 e le 11:45, non alle 10:15 e non alle 12:30. Un bar vuole l’ordine prima di aprire, una mensa aziendale prima della ressa di mezzogiorno. Dai a ogni tappa una fascia oraria, da una colonna Fascia oraria del tuo file o nei dettagli della tappa (una fascia per tappa).

Le Note per l’autista contengono ciò che gli serve a quella porta: «Cucina — ingresso sul retro, suonare il campanello», il codice del cancello, «3 pasti senza frutta a guscio, etichettati». Le note sono testo semplice: Route Planner Teams non gestisce gli allergeni né il contenuto di ogni contenitore.

Mantieni l’ordine concordato con le scuole

A volte l’ordine è fisso: l’asilo nido che pranza per primo riceve i pasti per primo, qualunque cosa dica la mappa. Attiva Mantieni il mio ordine nelle impostazioni del percorso e clicca su Calcola percorso. Le tappe seguono il tuo elenco e gli orari di arrivo vengono comunque calcolati sulle strade reali, così vedi subito se una scuola verrebbe servita in ritardo. Per cambiare l’ordine, trascina una tappa tenendola per il numero.

Perché l’ordine venga rispettato anche per strada, attiva Solo visualizzazione per quell’autista nella pagina Team. Un autista in sola visualizzazione non può aggiungere, togliere o riordinare tappe né rifare l’ottimizzazione, ma continua a navigare verso ogni tappa con Google Maps, Waze o Mappe di Apple, a segnare le tappe e a raccogliere la prova di consegna: quello che serve per un sostituto che non conosce il giro. Vedi Dispatcher e autisti in sola visualizzazione (in inglese).

Una firma sulla bolla di consegna

Scuole, case di riposo e clienti all’ingrosso spesso firmano per ciò che ricevono. Nella pagina Team, scegli cosa registrano gli autisti quando una tappa è Consegnato — per esempio una Foto e una Firma — e quando è Non consegnato, come una foto e una nota. L’autista non può segnare la tappa finché non l’ha fatto.

Chi è alla porta della cucina firma sul telefono dell’autista. Usi ancora la bolla di consegna di carta? L’autista può fotografarla firmata. Ogni prova viene salvata con l’ora e il luogo in cui si trovava il telefono.

La firma alle scuole ma solo una foto ai bar? Imposta la foto come regola del team e scegli la prova Personalizzata sulle tappe delle scuole, oppure aggiungi al file una colonna Firma richiesta. Vedi Prova di consegna e controllo dei pacchi (in inglese) e App per la prova di consegna.

Sul sito, ogni prova si trova nelle Prove del percorso. Per confrontare le consegne con le fatture, esporta un percorso o l’intera giornata in Excel, CSV o in una scheda del percorso in PDF da stampare, con lo stato di ogni tappa, l’ora in cui è stata segnata e la prova raccolta. Foto e firme vengono conservate per 60 giorni dall’ultima modifica del percorso.

Quando il bar è chiuso: consegne non riuscite

Saracinesca ancora abbassata, nessuno al cancello della scuola, il custode già andato via. L’autista segna la tappa Non consegnato con una foto e il motivo, e la tappa compare nell’Attività del percorso con l’ora e la distanza dall’indirizzo a cui è stata segnata.

Lo vedi sul sito appena viene segnata (senza segnale, si sincronizza più tardi). Chiama il cliente e aggiungi la tappa a un percorso più tardi in giornata o a quello di domani.

Due cose che Route Planner Teams non fa. Non invia SMS, e-mail o link di tracciamento ai tuoi clienti: sul sito vedi l’avanzamento di ogni percorso e gli orari di arrivo aggiornati, così puoi dire a una scuola quando arriverà il furgone. E non registra le temperature dei furgoni né i controlli di sicurezza alimentare come le schede HACCP: continua a tenerli come fai oggi.

Quanto costa

Tutto ciò che trovi in questo articolo — andata e ritorno, fasce orarie, percorsi duplicati, autisti in sola visualizzazione e prova di consegna firmata — è incluso in ogni piano Teams, da 79 € al mese.

Domande frequenti