Software per consegna fiori: giro consegne, fasce orarie e prova di consegna con foto per fioristi

Perché la consegna di fiori è diversa

Un pacco può aspettare domani. I fiori no. Un mazzo per un compleanno, un anniversario o San Valentino deve arrivare in giornata, fresco, e spesso in una fascia oraria che il cliente ha scelto al momento dell’ordine. Quattro cose rendono più difficili le consegne di fiori:

La freschezza

I fiori non amano né un furgone caldo né un gradino gelato. Ogni giro a vuoto è tempo che il mazzo passa nel furgone, quindi l’ordine delle tappe conta.

La fascia oraria

I clienti prenotano una fascia al mattino o al pomeriggio, e gli uffici spesso vogliono i fiori prima di pranzo. Arrivare in ritardo significa un reclamo; troppo presto può voler dire che non c’è ancora nessuno.

Un destinatario che non se l’aspetta

Chi paga non è chi riceve. Il destinatario può essere al lavoro o fuori casa, quindi l’autista ha bisogno di un piano B: un vicino, una reception o un posto sicuro.

La sorpresa

Molti ordini dicono «non chiamare prima». L’autista non può telefonare per sapere se c’è qualcuno senza rovinare il regalo, quindi le istruzioni sulla tappa contano.

Poi ci sono i giorni di punta: San Valentino il 14 febbraio, la Festa della mamma e le settimane prima di Natale. Un negozio che in un giorno normale fa uscire un furgone può averne bisogno di tre, e ogni ordine ha la sua fascia oraria.

Pianifica un giorno di punta come San Valentino in pochi minuti

1. Importa gli ordini da un file

Esporta gli ordini del giorno dal tuo negozio online o dal gestionale di cassa in CSV o Excel e clicca su Carica file nell’editor del percorso. Colonne come Destinatario, Telefono, Note e Fascia oraria vengono riconosciute automaticamente, così ogni indirizzo arriva con la sua fascia e le istruzioni per l’autista. Puoi anche incollare un elenco da un foglio di calcolo o digitare un indirizzo. Un percorso può avere fino a 200 tappe; vedi la guida Creare un percorso e aggiungere tappe (in inglese).

2. Dai a ogni furgone la sua zona

Più di un autista? Nei pacchetti da 10 e 15 membri, Route Planner Teams divide automaticamente gli ordini del giorno tra i tuoi autisti: carica tutti gli ordini, clicca su “Dividi in percorsi” e scegli quanti percorsi ti servono — ognuno riceve una parte bilanciata dal negozio, rispettando le fasce orarie, nell’ordine migliore. Nel pacchetto da 3 autisti sei tu a decidere chi prende quale parte della città — per CAP o secondo i tuoi giri abituali — e a creare un percorso per autista dai suoi ordini.

3. Ottimizza in base alle fasce orarie

Imposta l’orario di partenza e i minuti per tappa — parcheggiare, portare un mazzo fino alla porta e scattare una foto richiede più tempo che lasciare un pacco — poi clicca su Ottimizza percorso. L’ottimizzazione pianifica l’ordine in base alla fascia oraria di ogni tappa. Ogni tappa riceve un orario di arrivo, le tappe che mancherebbero la loro fascia sono segnate in rosso come in ritardo e, se l’autista arrivasse prima che la fascia si apra, viene mostrata l’attesa. Vedi Ottimizzare con le fasce orarie (in inglese).

4. Invialo — e continua a modificarlo

Scegli l’autista e il percorso compare nella sua app con una notifica. I percorsi si pianificano da ieri fino a 7 giorni in anticipo, quindi puoi preparare quelli di San Valentino la sera prima. Se il giorno stesso continuano ad arrivare ordini, aggiungi, togli o riordina le tappe che l’autista non ha ancora raggiunto, anche dopo la partenza: le modifiche arrivano subito sul suo telefono. Vedi Assegnare un autista e seguire la giornata (in inglese).

Gli ordini ricorrenti, come i fiori settimanali per la hall di un hotel o un ufficio, non vanno ridigitati: Duplica percorso copia le tappe di un percorso in un altro giorno.

Foto alla porta e note per l’autista

Ogni tappa riporta il nome e il numero di telefono del destinatario e le Note per l’autista, dal tuo file o scritte nei dettagli della tappa. Lì vanno le istruzioni dell’ordine: «Sorpresa — non chiamare prima», «Lasciare al vicino», «Reception, 4º piano», il codice del cancello. L’autista le vede sulla tappa nell’app e da lì può chiamare il destinatario quando l’ordine lo permette.

Per la prova di consegna, scegli cosa registrano gli autisti nella pagina Team. Per i fiori di solito basta una foto: il mazzo alla porta, dal vicino o alla reception. Rendi obbligatoria una foto per Consegnato, e una foto e una nota per Non consegnato: l’autista non può segnare la tappa finché non l’ha fatto. Ogni foto viene salvata con l’ora e il luogo in cui si trovava il telefono.

Quando il mittente chiede se i fiori sono arrivati, foto, ora e luogo sono nelle Prove del percorso. Ti serve una firma per un ordine di valore? Imposta la prova Personalizzata solo su quella tappa. Vedi Prova di consegna e controllo dei pacchi (in inglese) e App per la prova di consegna.

Autisti in più per i giorni di punta

Nei giorni di punta servono braccia in più, spesso solo per pochi giorni. Aggiungere un autista stagionale richiede pochi minuti:

• Nella pagina Team, clicca su Invita membri. Ricevi un codice del team, un codice QR e un link da inviare via SMS o WhatsApp. Un solo invito vale per tutti i tuoi autisti per 7 giorni.
• L’autista installa Route Planner for Couriers sul proprio iPhone o telefono Android — gratis per gli autisti, in 28 lingue — ed entra nel team con il codice.
• Attiva Solo visualizzazione per gli autisti che non conoscono ancora i tuoi giri.

Un autista in Solo visualizzazione segue il percorso esattamente come l’hai pianificato. Non può aggiungere, togliere o riordinare tappe, rifare l’ottimizzazione o creare percorsi, ma continua a navigare verso ogni tappa con Google Maps, Waze o Mappe di Apple, a segnare le tappe e a scattare la foto. In una giornata di fasce orarie strette, è quello che vuoi da chi è appena arrivato. Vedi Dispatcher e autisti in sola visualizzazione (in inglese).

Finito il picco, clicca su Rimuovi accanto all’autista: i suoi percorsi del team tornano a te, insieme alle prove di consegna. Un team può avere fino a 15 membri, titolare compreso, e qualsiasi membro può diventare dispatcher per aiutarti a pianificare nei giorni pieni.

Quando non c’è nessuno: consegne non riuscite

Anche con un piano B, alcuni mazzi non si possono lasciare: nessuno risponde, nessun vicino, nessun posto sicuro. L’autista segna la tappa Non consegnato con una foto e il motivo, e la tappa compare nell’Attività del percorso con l’ora e la distanza dall’indirizzo a cui è stata segnata.

Lo vedi sul sito appena l’autista la segna; senza segnale, la tappa si sincronizza quando torna la connessione. Chiama il mittente o il destinatario, concorda un nuovo orario e aggiungi la tappa a un percorso più tardi in giornata, o a quello di domani.

Una cosa che Route Planner Teams non fa è inviare SMS, e-mail o link di tracciamento ai destinatari. Sul sito vedi l’avanzamento di ogni percorso e gli orari di arrivo aggiornati, così puoi dire a un cliente quando arriveranno i suoi fiori.

Quanto costa

Tutto ciò che trovi in questo articolo — fasce orarie, ottimizzazione dei percorsi, prova con foto e autisti in sola visualizzazione — è incluso in ogni piano Teams, da 79 € al mese.

Domande frequenti