Software für Blumenlieferung: Lieferrouten, Lieferzeitfenster und Zustellnachweis mit Foto für Floristen

Warum Blumenlieferung anders ist

Ein Paket kann bis morgen warten. Blumen nicht. Ein Strauß zum Geburtstag, zum Hochzeitstag oder zum Valentinstag muss am selben Tag ankommen, frisch und oft in einem Zeitfenster, das der Kunde bei der Bestellung gewählt hat. Vier Dinge machen Blumenlieferungen schwieriger:

Frische

Blumen mögen weder einen warmen Transporter noch eine frostige Türschwelle. Jeder unnötige Umweg ist Zeit, die der Strauß im Laderaum verbringt – deshalb zählt die Reihenfolge der Stopps.

Das Zeitfenster

Kunden buchen ein Zeitfenster am Vormittag oder am Nachmittag, und Büros wollen Blumen oft vor der Mittagspause. Zu spät heißt Reklamation; zu früh kann heißen, dass noch niemand da ist.

Ein Empfänger, der nichts ahnt

Wer bezahlt, ist nicht der, der empfängt. Der Empfänger ist vielleicht bei der Arbeit oder unterwegs, also braucht der Fahrer einen Plan B: einen Nachbarn, einen Empfang oder einen sicheren Ablageort.

Die Überraschung

Bei vielen Bestellungen steht „nicht vorher anrufen“. Der Fahrer kann nicht anrufen, um zu prüfen, ob jemand zu Hause ist, ohne das Geschenk zu verraten – deshalb zählen die Hinweise am Stopp.

Dazu kommen die Spitzentage: der Valentinstag am 14. Februar, der Muttertag und die Wochen vor Weihnachten. Ein Laden, der an einem normalen Tag einen Transporter losschickt, braucht dann vielleicht drei – und jede Bestellung hat ihr Zeitfenster.

Einen Spitzentag wie den Valentinstag in Minuten planen

1. Bestellungen als Datei übernehmen

Exportieren Sie die Bestellungen des Tages aus Ihrem Onlineshop oder Kassensystem als CSV oder Excel und klicken Sie im Routen-Editor auf Datei laden. Spalten wie Empfänger, Telefon, Hinweise und Lieferzeitfenster werden automatisch erkannt: Jede Adresse kommt mit ihrem Zeitfenster und den Hinweisen für den Fahrer an. Sie können auch eine Liste aus einer Tabelle einfügen oder eine Adresse eintippen. Eine Route kann bis zu 200 Stopps haben; siehe Route erstellen und Stopps hinzufügen.

2. Jedem Transporter sein Gebiet geben

Mehr als ein Fahrer? In den Paketen für 10 und 15 Teammitglieder verteilt Route Planner Teams die Bestellungen des Tages automatisch auf Ihre Fahrer: alle Bestellungen laden, auf „In Routen aufteilen“ klicken und die Zahl der Routen wählen – jede bekommt einen ausgewogenen Anteil ab dem Laden, passend zu den Lieferfenstern, in der besten Reihenfolge. Im Paket für 3 Fahrer entscheiden Sie, wer welchen Teil der Stadt übernimmt – nach Postleitzahl oder nach Ihren üblichen Touren – und legen pro Fahrer eine Route aus dessen Bestellungen an.

3. Nach Lieferzeitfenstern optimieren

Legen Sie die Startzeit und die Minuten pro Stopp fest – Parken, einen Strauß bis an die Tür tragen und ein Foto machen dauert länger, als ein Paket abzugeben – und klicken Sie auf Route optimieren. Die Optimierung plant die Reihenfolge passend zum Lieferzeitfenster jedes Stopps. Jeder Stopp bekommt eine Ankunftszeit, Stopps, die ihr Zeitfenster verpassen würden, werden rot als verspätet markiert, und käme der Fahrer an, bevor ein Zeitfenster beginnt, wird die Wartezeit angezeigt. Siehe Mit Lieferfenstern optimieren.

4. Senden – und weiter bearbeiten

Wählen Sie den Fahrer, und die Route erscheint mit einer Benachrichtigung in seiner App. Routen lassen sich von gestern bis 7 Tage im Voraus planen – die Valentinstagsrouten können Sie also schon am Vorabend anlegen. Kommen am Tag selbst weitere Bestellungen herein, fügen Sie Stopps hinzu, entfernen Stopps oder ändern die Reihenfolge der Stopps, die der Fahrer noch nicht erreicht hat, auch nachdem er losgefahren ist: Die Änderungen landen sofort auf seinem Handy. Siehe Fahrer zuweisen und den Tag verfolgen.

Regelmäßige Bestellungen, etwa wöchentliche Blumen für eine Hotellobby oder ein Büro, müssen Sie nicht neu eintippen: Route duplizieren kopiert die Stopps einer Route auf einen anderen Tag.

Foto an der Tür und Hinweise für den Fahrer

Jeder Stopp enthält Name und Telefonnummer des Empfängers sowie Hinweise für den Fahrer – aus Ihrer Datei oder in den Stoppdetails eingetippt. Dort stehen die Anweisungen der Bestellung: „Überraschung – nicht vorher anrufen“, „Beim Nachbarn abgeben“, „Empfang, 4. OG“, ein Türcode. Der Fahrer sieht sie am Stopp in der App und kann den Empfänger von dort anrufen, wenn die Bestellung es erlaubt.

Was Fahrer als Nachweis erfassen, legen Sie auf der Seite Team fest. Bei Blumen reicht meist ein Foto: der Strauß an der Tür, beim Nachbarn oder am Empfang. Verlangen Sie ein Foto für Zugestellt und ein Foto mit Notiz für Nicht zugestellt – dann kann der Fahrer den Stopp erst abhaken, wenn das erledigt ist. Jedes Foto wird mit der Uhrzeit und dem Ort gespeichert, an dem das Handy war.

Fragt der Absender, ob die Blumen angekommen sind, finden Sie Foto, Uhrzeit und Ort unter Nachweise der Route. Sie brauchen bei einer wertvollen Bestellung eine Unterschrift? Wählen Sie nur für diesen Stopp den Nachweis Eigene. Siehe Zustellnachweis und Paketkontrolle und Liefernachweis-App für Fahrer.

Zusätzliche Fahrer für die Spitzentage

An Spitzentagen braucht man Verstärkung, oft nur für ein paar Tage. Einen Saisonfahrer hinzuzufügen dauert Minuten:

• Klicken Sie auf der Seite Team auf Mitglieder einladen. Sie erhalten einen Teamcode, einen QR-Code und einen Link, den Sie per SMS oder WhatsApp verschicken. Eine Einladung gilt 7 Tage lang für alle Ihre Fahrer.
• Der Fahrer installiert Route Planner for Couriers auf seinem eigenen iPhone oder Android-Handy – kostenlos für Fahrer, in 28 Sprachen – und tritt mit dem Code bei.
• Schalten Sie Nur ansehen für Fahrer ein, die Ihre Touren noch nicht kennen.

Ein Fahrer mit Nur ansehen fährt die Route genau so, wie Sie sie geplant haben. Er kann keine Stopps hinzufügen, entfernen oder umsortieren, nicht neu optimieren und keine Routen anlegen – navigiert aber weiterhin mit Google Maps, Waze oder Apple Karten zu jedem Stopp, hakt Stopps ab und macht das Foto. An einem Tag mit engen Zeitfenstern ist genau das gewünscht, wenn jemand neu ist. Siehe Disponenten und Fahrer mit „Nur ansehen“.

Ist der Ansturm vorbei, klicken Sie neben dem Fahrer auf Entfernen: Seine Teamrouten gehen samt Zustellnachweisen an Sie zurück. Ein Team kann bis zu 15 Mitglieder haben, den Inhaber eingeschlossen, und jedes Mitglied kann zum Disponenten werden und an vollen Tagen beim Planen helfen.

Wenn niemand da ist: gescheiterte Zustellungen

Selbst mit Plan B lassen sich manche Sträuße nicht abgeben: Niemand öffnet, kein Nachbar, kein sicherer Ablageort. Der Fahrer markiert den Stopp als Nicht zugestellt mit Foto und Grund, und der Stopp erscheint in der Aktivität der Route – mit Uhrzeit und der Angabe, wie weit von der Adresse entfernt er abgehakt wurde.

Sie sehen es auf der Website, sobald der Fahrer den Stopp markiert; ohne Empfang wird er synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht. Rufen Sie Absender oder Empfänger an, vereinbaren Sie eine neue Zeit und fügen Sie den Stopp einer späteren Route am selben Tag oder der von morgen hinzu.

Eines kann Route Planner Teams nicht: SMS, E-Mails oder Tracking-Links an Empfänger schicken. Auf der Website sehen Sie den Fortschritt jeder Route und aktualisierte Ankunftszeiten – so können Sie einem Kunden sagen, wann seine Blumen kommen.

Was es kostet

Alles in diesem Artikel – Lieferzeitfenster, Routenoptimierung, Fotonachweis und Fahrer mit „Nur ansehen“ – ist in jedem Teams-Plan enthalten, ab 99 € im Monat.

Häufige Fragen