Logiciel de livraison de fleurs pour fleuristes : tournées, créneaux et preuve de livraison par photo

Pourquoi la livraison de fleurs est différente

Un colis peut attendre le lendemain. Des fleurs, non. Un bouquet pour un anniversaire, un anniversaire de mariage ou la Saint-Valentin doit arriver le jour même, frais, et souvent dans un créneau que le client a choisi en commandant. Quatre choses compliquent la livraison de fleurs :

La fraîcheur

Les fleurs n’aiment ni une camionnette surchauffée ni un pas de porte gelé. Chaque détour inutile, c’est du temps que le bouquet passe à l’arrière : l’ordre des arrêts compte.

Le créneau

Les clients réservent un créneau le matin ou l’après-midi, et les bureaux veulent souvent leurs fleurs avant midi. En retard, c’est une réclamation ; trop tôt, il n’y a parfois encore personne.

Un destinataire qui ne s’y attend pas

Celui qui paie n’est pas celui qui reçoit. Le destinataire peut être au travail ou absent : le chauffeur a besoin d’un plan B — un voisin, un accueil ou un endroit sûr.

La surprise

Beaucoup de commandes précisent « ne pas appeler avant ». Le chauffeur ne peut pas téléphoner pour vérifier que quelqu’un est là sans gâcher le cadeau : les consignes de l’arrêt comptent.

Viennent ensuite les jours de pointe : la Saint-Valentin le 14 février, la Fête des mères et les semaines avant Noël. Une boutique qui fait partir une camionnette un jour normal peut en avoir besoin de trois, et chaque commande a son créneau.

Planifiez un jour de pointe comme la Saint-Valentin en quelques minutes

1. Importez les commandes depuis un fichier

Exportez les commandes du jour depuis votre boutique en ligne ou votre logiciel de caisse au format CSV ou Excel, puis cliquez sur Importer dans l’éditeur d’itinéraire. Les colonnes comme Destinataire, Téléphone, Notes et Créneau sont reconnues automatiquement : chaque adresse arrive avec son créneau et les consignes pour le chauffeur. Vous pouvez aussi coller une liste depuis un tableur ou saisir une adresse. Un itinéraire peut compter jusqu’à 200 arrêts ; voir le guide Créer un itinéraire et ajouter des arrêts (en anglais).

2. Donnez un secteur à chaque camionnette

Plusieurs chauffeurs ? Avec les formules 10 et 15 membres, Route Planner Teams répartit automatiquement les commandes du jour entre vos chauffeurs : chargez toutes les commandes, cliquez sur « Répartir en tournées » et choisissez le nombre de tournées — chacune reçoit une part équilibrée depuis la boutique, en respectant les créneaux, dans le meilleur ordre. Avec la formule 3 chauffeurs, c’est vous qui décidez qui prend quelle partie de la ville — par code postal ou selon vos tournées habituelles — et vous créez une tournée par chauffeur à partir de ses commandes.

3. Optimisez en tenant compte des créneaux

Indiquez l’heure de départ et les minutes par arrêt — se garer, porter un bouquet jusqu’à la porte et prendre une photo demande plus de temps que déposer un colis —, puis cliquez sur Optimiser l’itinéraire. L’optimisation organise l’ordre des arrêts autour du créneau de chacun. Chaque arrêt reçoit une heure d’arrivée, les arrêts qui manqueraient leur créneau sont marqués en retard, en rouge, et si le chauffeur arrive avant l’ouverture d’un créneau, l’attente est indiquée. Voir Optimiser avec des créneaux de livraison (en anglais).

4. Envoyez-le — et continuez à le modifier

Choisissez le chauffeur : l’itinéraire apparaît dans son application, avec une notification. Les itinéraires se planifient d’hier jusqu’à 7 jours à l’avance : vous pouvez préparer ceux de la Saint-Valentin la veille au soir. Quand les commandes continuent d’arriver le jour même, ajoutez, retirez ou réordonnez les arrêts que le chauffeur n’a pas encore atteints, même après son départ : les changements arrivent aussitôt sur son téléphone. Voir Attribuer un chauffeur et suivre la journée (en anglais).

Les commandes régulières, comme des fleurs chaque semaine pour le hall d’un hôtel ou un bureau, n’ont pas besoin d’être ressaisies : Dupliquer l’itinéraire copie les arrêts d’un itinéraire sur un autre jour.

Photo à la porte et notes pour le chauffeur

Chaque arrêt porte le nom et le numéro de téléphone du destinataire, ainsi que des Notes pour le chauffeur, issues de votre fichier ou saisies dans les détails de l’arrêt. C’est là que vont les consignes de la commande : « Surprise — ne pas appeler avant », « Laisser chez le voisin », « Accueil, 4e étage », un digicode. Le chauffeur les voit sur l’arrêt dans l’application et peut appeler le destinataire de là quand la commande le permet.

Pour la preuve de livraison, choisissez ce que les chauffeurs enregistrent dans la page Équipe. Pour des fleurs, une photo suffit généralement : le bouquet devant la porte, chez le voisin ou à l’accueil. Exigez une photo pour Livré, et une photo et une note pour Non livré : le chauffeur ne peut pas marquer l’arrêt tant que ce n’est pas fait. Chaque photo est enregistrée avec l’heure et l’endroit où se trouvait le téléphone.

Quand l’expéditeur demande si les fleurs sont arrivées, la photo, l’heure et le lieu se trouvent dans les Preuves de l’itinéraire. Besoin d’une signature pour une commande de valeur ? Choisissez une preuve Personnalisée pour cet arrêt seulement. Voir Preuve de livraison et contrôle des colis (en anglais) et Preuve de livraison pour vos chauffeurs-livreurs.

Des chauffeurs en renfort pour les jours de pointe

Les jours de pointe demandent des bras en plus, souvent pour quelques jours seulement. Ajouter un chauffeur saisonnier prend quelques minutes :

• Dans la page Équipe, cliquez sur Inviter des membres. Vous obtenez un code d’équipe, un QR code et un lien à envoyer par SMS ou WhatsApp. Une même invitation sert à tous vos chauffeurs pendant 7 jours.
• Le chauffeur installe Route Planner for Couriers sur son propre iPhone ou téléphone Android — gratuit pour les chauffeurs, en 28 langues — et rejoint l’équipe avec le code.
• Activez Lecture seule pour les chauffeurs qui ne connaissent pas encore vos tournées.

Un chauffeur en Lecture seule suit l’itinéraire exactement comme vous l’avez planifié. Il ne peut pas ajouter, retirer ou réordonner des arrêts, relancer l’optimisation ni créer d’itinéraires, mais il navigue toujours jusqu’à chaque arrêt avec Google Maps, Waze ou Plans d’Apple, marque les arrêts et prend la photo. Un jour de créneaux serrés, c’est ce qu’on attend d’un nouveau venu. Voir Dispatchers et chauffeurs en lecture seule (en anglais).

Une fois le rush passé, cliquez sur Retirer à côté du chauffeur : ses itinéraires d’équipe vous reviennent, avec leurs preuves de livraison. Une équipe peut compter jusqu’à 15 membres, propriétaire compris, et tout membre peut devenir dispatcher pour vous aider à planifier les jours chargés.

Quand personne n’est là : les livraisons échouées

Même avec un plan B, certains bouquets ne peuvent pas être laissés : pas de réponse, pas de voisin, pas d’endroit sûr. Le chauffeur marque l’arrêt Non livré avec une photo et le motif, et l’arrêt apparaît dans l’Activité de l’itinéraire avec l’heure et la distance entre l’adresse et l’endroit où il a été marqué.

Vous le voyez sur le site dès que le chauffeur le marque ; sans réseau, l’arrêt se synchronise au retour de la connexion. Appelez l’expéditeur ou le destinataire, convenez d’une nouvelle heure et ajoutez l’arrêt à un itinéraire plus tard dans la journée, ou à celui du lendemain.

Une chose que Route Planner Teams ne fait pas : envoyer des SMS, des e-mails ou des liens de suivi aux destinataires. Sur le site, vous voyez la progression de chaque itinéraire et les heures d’arrivée actualisées : vous pouvez ainsi dire à un client quand ses fleurs arriveront.

Combien ça coûte

Tout ce que décrit cet article — créneaux de livraison, optimisation des tournées, preuve par photo et chauffeurs en lecture seule — est inclus dans toutes les formules Teams, à partir de 99 € par mois.

Questions fréquentes