Software de entrega de flores para floristerías: rutas de reparto, franjas horarias y prueba de entrega con foto

Por qué la entrega de flores es diferente

Un paquete puede esperar a mañana. Las flores, no. Un ramo para un cumpleaños, un aniversario o San Valentín tiene que llegar ese mismo día, fresco y, a menudo, dentro de una franja horaria que el cliente eligió al hacer el pedido. Cuatro cosas complican el reparto de flores:

La frescura

A las flores no les gusta una furgoneta caliente ni un portal helado. Cada vuelta de más es tiempo que el ramo pasa dentro de la furgoneta, así que el orden de las paradas importa.

La franja horaria

Los clientes reservan una franja de mañana o de tarde, y las oficinas suelen querer las flores antes de comer. Llegar tarde significa una reclamación; llegar demasiado pronto puede significar que aún no hay nadie.

Un destinatario que no lo espera

Quien paga no es quien recibe. El destinatario puede estar trabajando o fuera, así que el conductor necesita un plan B: un vecino, una recepción o un lugar seguro.

La sorpresa

Muchos pedidos dicen «no llamar antes». El conductor no puede llamar para comprobar si hay alguien sin estropear el regalo, así que las instrucciones de la parada importan.

Luego están los días punta: San Valentín el 14 de febrero, el Día de la Madre y las semanas antes de Navidad. Una tienda que un día normal saca una furgoneta puede necesitar tres, y cada pedido tiene su franja.

Planifica un día punta como San Valentín en minutos

1. Importa los pedidos desde un archivo

Exporta los pedidos del día desde tu tienda online o tu programa de caja (TPV) a CSV o Excel y haz clic en Subir archivo en el editor de rutas. Las columnas como Destinatario, Teléfono, Notas y Franja horaria se reconocen automáticamente, así que cada dirección llega con su franja y las instrucciones para el conductor. También puedes pegar una lista desde una hoja de cálculo o escribir una dirección. Una ruta puede tener hasta 200 paradas; consulta Crear una ruta y añadir paradas.

2. Dale a cada furgoneta su zona

¿Más de un conductor? En los paquetes de 10 y 15 miembros, Route Planner Teams reparte los pedidos del día entre tus conductores automáticamente: carga todos los pedidos, haz clic en «Dividir en rutas» y elige cuántas rutas necesitas; cada una recibe una parte equilibrada desde la tienda, respetando las franjas, en el mejor orden. En el paquete de 3 conductores decides tú quién se lleva cada parte de la ciudad —por código postal o según tus rutas habituales— y creas una ruta por conductor con sus pedidos.

3. Optimiza según las franjas horarias

Fija la hora de salida y los minutos por parada —aparcar, llevar un ramo hasta la puerta y hacer una foto lleva más tiempo que dejar un paquete— y haz clic en Optimizar ruta. La optimización ordena las paradas teniendo en cuenta la franja de cada una. Cada parada recibe una hora de llegada, las que no llegarían a tiempo a su franja se marcan en rojo como retrasadas y, si el conductor llegara antes de que se abra una franja, se muestra la espera. Consulta Optimizar con franjas de entrega.

4. Envíala y sigue editándola

Elige el conductor y la ruta aparece en su app con una notificación. Las rutas se pueden planificar desde ayer hasta 7 días antes, así que puedes preparar las de San Valentín la noche anterior. Si el mismo día siguen entrando pedidos, añade, quita o reordena las paradas a las que el conductor aún no ha llegado, incluso después de que haya salido: los cambios llegan a su móvil al momento. Consulta Asignar un conductor y seguir el día.

Los pedidos habituales, como las flores semanales para el vestíbulo de un hotel o una oficina, no hay que volver a escribirlos: Duplicar ruta copia las paradas de una ruta a otro día.

Foto en la puerta y notas para el conductor

Cada parada lleva el nombre y el teléfono del destinatario y las Notas para el conductor, desde tu archivo o escritas en los detalles de la parada. Ahí van las instrucciones del pedido: «Sorpresa: no llamar antes», «Dejar al vecino», «Recepción, 4.ª planta», el código del portal. El conductor las ve en la parada dentro de la app y puede llamar al destinatario desde ahí cuando el pedido lo permite.

Para la prueba de entrega, elige qué registran los conductores en la página Equipo. Para flores, suele bastar con una foto: el ramo en la puerta, con el vecino o en recepción. Exige una foto para Entregado y una foto y una nota para No entregado: el conductor no puede marcar la parada hasta hacerlo. Cada foto se guarda con la hora y el lugar donde estaba el móvil.

Cuando el remitente pregunta si las flores llegaron, la foto, la hora y el lugar están en los Comprobantes de la ruta. ¿Necesitas una firma para un pedido de valor? Elige Personalizado solo en esa parada. Consulta Comprobante de entrega y control de paquetes y App de prueba de entrega para tus repartidores.

Conductores de refuerzo para los días punta

En los días punta hacen falta más manos, a menudo solo durante unos días. Añadir un conductor de temporada lleva minutos:

• En la página Equipo, haz clic en Invitar miembros. Obtienes un código de equipo, un código QR y un enlace para enviar por SMS o WhatsApp. Una invitación sirve para todos tus conductores durante 7 días.
• El conductor instala Route Planner for Couriers en su propio iPhone o móvil Android —gratis para los conductores, en 28 idiomas— y se une con el código.
• Activa Solo ver para los conductores que aún no conocen tus rutas.

Un conductor con Solo ver sigue la ruta exactamente como la planificaste. No puede añadir, quitar ni reordenar paradas, volver a optimizar ni crear rutas, pero sigue navegando a cada parada con Google Maps, Waze o Mapas de Apple, marcando las paradas y haciendo la foto. En un día de franjas ajustadas, eso es lo que quieres de alguien nuevo. Consulta Despachadores y conductores «Solo ver».

Cuando pasa la avalancha, haz clic en Quitar junto al conductor: sus rutas del equipo vuelven a ti, junto con sus comprobantes de entrega. Un equipo puede tener hasta 15 miembros, incluido el propietario, y cualquier miembro puede ser despachador para ayudarte a planificar los días de más trabajo.

Cuando no hay nadie: entregas fallidas

Incluso con un plan B, algunos ramos no se pueden dejar: nadie abre, no hay vecino ni lugar seguro. El conductor marca la parada como No entregado con una foto y el motivo, y la parada aparece en la Actividad de la ruta con la hora y a qué distancia de la dirección se marcó.

Lo ves en la web en cuanto el conductor la marca; sin cobertura, la parada se sincroniza cuando vuelve la conexión. Llama al remitente o al destinatario, acuerda una nueva hora y añade la parada a una ruta más tarde ese mismo día o a la de mañana.

Lo que Route Planner Teams no hace es enviar SMS, correos ni enlaces de seguimiento a los destinatarios. En la web ves el progreso de cada ruta y las horas de llegada actualizadas, así puedes decirle a un cliente cuándo llegarán sus flores.

Cuánto cuesta

Todo lo que cuenta este artículo —franjas horarias, optimización de rutas, prueba con foto y conductores con Solo ver— está incluido en todos los planes de Teams, desde 79 € al mes.

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