Tourenplanung für Bäckereien, Catering und Schulverpflegung
Bäckereien, Caterer und Küchen für die Schulverpflegung planen ihre Touren anders als ein Paketkurier. Die Transporter fahren vor Sonnenaufgang los, halten fast jeden Tag bei denselben Cafés, Läden und Schulen und müssen ankommen, bevor die Türen öffnen oder bevor es Mittagessen gibt. Hier lesen Sie, wie ein Lebensmittelbetrieb mit eigenen Fahrern in Deutschland diese Touren mit Route Planner Teams plant, einer Tourenplanung für bis zu 15 Fahrer – und was sie nicht kann.
Touren, die vor Sonnenaufgang beginnen
Eine Großbäckerei belädt den Transporter oft schon um 5 Uhr, damit die Cafés Brot und Gebäck haben, bevor sie öffnen. Vier Routeneinstellungen decken diese Frühtour ab:
- Startzeit
- Jede Uhrzeit, zum Beispiel 05:30. Von ihr aus wird die Ankunftszeit jedes Stopps berechnet.
- Start — Depot
- Ihre Bäckerei oder Küche: Hier wird der Transporter beladen.
- Rundfahrt
- Die Route endet wieder am Depot, und die Rückfahrt zählt zur Dauer der Route – so wissen Sie, wann der Transporter wieder frei ist.
- Minuten pro Stopp
- Parken, die Kisten hineintragen, unterschreiben lassen. Ein einzelner Stopp kann seine eigene Zeit haben, etwa 15 Minuten für eine Hotelküche.
Die Kunden des Tages hinzufügen
Laden Sie die Bestellliste als CSV- oder Excel-Datei hoch, fügen Sie eine Liste ein oder tippen Sie eine Adresse. Spalten wie Name, Telefon, Hinweise und Lieferzeitfenster werden automatisch erkannt. Eine Route kann bis zu 200 Stopps haben; siehe Route erstellen und Stopps hinzufügen.
Zwei Zeilen für dieselbe Adresse, etwa Brot und Kuchen für ein Café? Schalten Sie Pakete bündeln ein: Beide Zeilen werden zu einem Stopp, und die Zeit am Stopp zählt nur einmal.
Optimieren – eine Route pro Transporter
Klicken Sie auf Route optimieren. Die Stopps bekommen die beste Reihenfolge über echte Straßen, passend zum Lieferzeitfenster jedes Kunden, und jeder Stopp bekommt eine Ankunftszeit; ein Stopp, der sein Zeitfenster verpassen würde, wird rot als verspätet markiert. Siehe Mit Lieferfenstern optimieren.
Mehr als ein Transporter? In den Paketen für 10 und 15 Teammitglieder verteilt Route Planner Teams die Kunden des Tages automatisch auf die Transporter: alle Stopps laden, auf „In Routen aufteilen“ klicken und die Zahl der Routen wählen – jeder Transporter bekommt eine ausgewogene Route ab der Küche in der besten Reihenfolge. Im Paket für 3 Fahrer entscheiden Sie, wer welchen Teil der Stadt übernimmt – nach Postleitzahl oder nach Ihren üblichen Touren – und legen pro Transporter eine Route an.
Jeden Tag dieselbe Tour: duplizieren und anpassen
Die meisten Lebensmitteltouren ändern sich kaum: dieselben Cafés an jedem Werktag, dieselben Schulen das ganze Schulhalbjahr. Wiederkehrende Routen, die sich nach Plan von selbst wiederholen, hat Route Planner Teams nicht. Stattdessen duplizieren Sie die Route von gestern:
- Öffnen Sie unter Routen das Menü der Route (⋮) und wählen Sie Route duplizieren.
- Die Kopie behält die Stopps in derselben Reihenfolge, das Depot, die Startzeit, die Rundfahrt, die Minuten pro Stopp, die Lieferzeitfenster, die Telefonnummern und die Hinweise für den Fahrer. Derselbe Fahrer ist schon ausgewählt.
- Wählen Sie das Datum und klicken Sie auf Weiter. Die Ankunftszeiten sind bereits berechnet: Die Route ist bereit zum Senden.
Dann passen Sie die Kopie an: das Café entfernen, das diese Woche geschlossen hat, einen neuen Kunden hinzufügen und neu optimieren, wenn sich die Stopps geändert haben. Routen lassen sich bis zu 7 Tage im Voraus planen – am Freitag können Sie also schon die Touren für Montag anlegen.
Auch nach der Abfahrt ändern sich Pläne: Stopps, die der Fahrer noch nicht erreicht hat, können Sie weiterhin hinzufügen, entfernen, umsortieren und bearbeiten, und die Änderungen landen sofort auf seinem Handy. Siehe Fahrer zuweisen und den Tag verfolgen.
Lieferzeitfenster für Schulen, Kantinen und Cafés
Für Schulverpflegung gilt ein festes Zeitfenster: Die Küche will die Warmhalteboxen zwischen 11:00 und 11:45, nicht um 10:15 und nicht um 12:30. Ein Café will seine Bestellung vor der Öffnung, eine Kantine vor dem Mittagsansturm. Geben Sie jedem Stopp ein Lieferzeitfenster – aus einer Spalte Lieferzeitfenster in Ihrer Datei oder in den Stoppdetails (ein Zeitfenster pro Stopp).
Die Hinweise für den Fahrer enthalten, was er an dieser Tür wissen muss: „Küche – Hintereingang, bitte klingeln“, einen Türcode, „3 Essen ohne Nüsse, beschriftet“. Hinweise sind einfacher Text: Route Planner Teams erfasst keine Allergene und nicht, was in welcher Box ist.
Die mit den Schulen vereinbarte Reihenfolge einhalten
Manchmal steht die Reihenfolge fest: Die Kita, die zuerst isst, bekommt ihr Essen zuerst, egal was die Karte sagt. Schalten Sie in den Routeneinstellungen Meine Reihenfolge ein und klicken Sie auf Route berechnen. Die Stopps folgen Ihrer Liste, und die Ankunftszeiten werden trotzdem über echte Straßen berechnet – so sehen Sie sofort, ob eine Schule zu spät beliefert würde. Um die Reihenfolge zu ändern, ziehen Sie einen Stopp an seiner Nummer.
Damit die Reihenfolge auch unterwegs eingehalten wird, schalten Sie auf der Seite Team für diesen Fahrer Nur ansehen ein. Ein Fahrer mit „Nur ansehen“ kann keine Stopps hinzufügen, entfernen oder umsortieren und nicht neu optimieren, navigiert aber weiterhin mit Google Maps, Waze oder Apple Karten zu jedem Stopp, hakt Stopps ab und erfasst den Zustellnachweis – genau richtig für eine Vertretung, die die Tour nicht kennt. Siehe Disponenten und Fahrer mit „Nur ansehen“.
Eine Unterschrift auf dem Lieferschein
Schulen, Pflegeheime und Großkunden quittieren oft, was sie erhalten. Legen Sie auf der Seite Team fest, was Fahrer erfassen, wenn ein Stopp Zugestellt ist – zum Beispiel ein Foto und eine Unterschrift – und wenn er Nicht zugestellt ist, etwa ein Foto und eine Notiz. Der Fahrer kann den Stopp erst abhaken, wenn das erledigt ist.
Die Person an der Küchentür unterschreibt auf dem Handy des Fahrers. Sie arbeiten noch mit einem Lieferschein auf Papier? Der Fahrer kann ihn unterschrieben fotografieren. Jeder Nachweis wird mit der Uhrzeit und dem Ort gespeichert, an dem das Handy war.
Unterschrift bei den Schulen, aber nur ein Foto bei den Cafés? Machen Sie das Foto zur Standardeinstellung des Teams und wählen Sie bei den Stopps der Schulen den Nachweis Eigene, oder fügen Sie Ihrer Datei eine Spalte Unterschrift erforderlich hinzu. Siehe Zustellnachweis und Paketkontrolle und Liefernachweis-App für Fahrer.
Auf der Website finden Sie jeden Nachweis unter Nachweise der Route. Um Lieferungen mit Ihren Rechnungen abzugleichen, exportieren Sie eine Route oder den ganzen Tag als Excel, CSV oder druckbares PDF-Routenblatt – mit dem Status jedes Stopps, der Uhrzeit der Markierung und dem erfassten Nachweis. Fotos und Unterschriften werden 60 Tage nach der letzten Änderung der Route aufbewahrt.
Wenn das Café geschlossen ist: gescheiterte Zustellungen
Der Rollladen noch unten, niemand am Schultor, der Pförtner schon nach Hause gegangen. Der Fahrer markiert den Stopp als Nicht zugestellt mit Foto und Grund, und der Stopp erscheint in der Aktivität der Route – mit Uhrzeit und der Angabe, wie weit von der Adresse entfernt er markiert wurde.
Sie sehen es auf der Website, sobald der Stopp markiert ist (ohne Empfang wird er später synchronisiert). Rufen Sie den Kunden an und fügen Sie den Stopp einer späteren Route oder der von morgen hinzu.
Zwei Dinge kann Route Planner Teams nicht. Es schickt keine SMS, E-Mails oder Tracking-Links an Ihre Kunden – auf der Website sehen Sie den Fortschritt jeder Route und aktualisierte Ankunftszeiten, so können Sie einer Schule sagen, wann der Transporter kommt. Und es protokolliert weder Temperaturen im Transporter noch Hygienekontrollen wie HACCP-Aufzeichnungen: Führen Sie diese weiter wie bisher.
Was es kostet
Alles in diesem Artikel – Rundfahrten, Lieferzeitfenster, duplizierte Routen, Fahrer mit „Nur ansehen“ und unterschriebene Zustellnachweise – ist in jedem Teams-Plan enthalten, ab 99 € im Monat.
Häufige Fragen
Kann ich eine Route anlegen, die sich jeden Tag wiederholt?
Nicht automatisch: Wiederkehrende Routen nach Plan gibt es nicht. Duplizieren Sie die Route von gestern – die Kopie behält die Stopps, ihre Reihenfolge, die Startzeit, die Zeitfenster und die Hinweise –, passen Sie sie an und senden Sie sie. Routen lassen sich bis zu 7 Tage im Voraus planen.
Lässt sich die Reihenfolge einhalten, die ich mit meinen Kunden vereinbart habe?
Ja. Schalten Sie „Meine Reihenfolge“ ein: Die Stopps folgen Ihrer Liste, und die Ankunftszeiten werden trotzdem über echte Straßen berechnet. Für Fahrer, die die Reihenfolge unterwegs nicht ändern sollen, schalten Sie „Nur ansehen“ ein.
Kann die Software Stopps automatisch auf meine Transporter verteilen?
Ja, in den Paketen für 10 und 15 Teammitglieder: Stopps des Tages laden und auf „In Routen aufteilen“ klicken – Sie wählen die Zahl der Routen, und jeder Transporter bekommt eine ausgewogene Route. Im Paket für 3 Fahrer entscheiden Sie, welche Kunden jeder Transporter übernimmt, etwa nach Postleitzahl, und Route Planner Teams findet für jede Route die beste Reihenfolge.
Erfasst die Software Temperaturen oder Allergene?
Nein. Route Planner Teams plant Routen und sammelt Zustellnachweise; Temperaturen, Hygienekontrollen oder Allergene erfasst es nicht. Anweisungen, etwa welche Essen ohne Nüsse sind, kommen als einfacher Text in die Hinweise für den Fahrer.
Kann ich Bestellungen aus meinem Bestellsystem importieren?
Ja, als Datei. Exportieren Sie die Bestellungen als CSV oder Excel und laden Sie die Datei im Routen-Editor hoch: Spalten für Adresse, Name, Telefon, Hinweise und Lieferzeitfenster werden automatisch erkannt. Eine direkte Integration oder API gibt es nicht.
Funktioniert das mit deutschen Adressen?
Ja: Adressen mit Postleitzahl, Entfernungen in Kilometern, Preise in Euro. Die Fahrer-App ist für Ihre Fahrer kostenlos, auf iPhone und Android, in 28 Sprachen, auch auf Deutsch.