Ligar o Route Planner Teams ao Zapier

O que pode automatizar

A integração Route Planner Teams no Zapier tem uma ação, uma pesquisa e três acionadores:

Create Order

Coloca uma encomenda na Caixa de entrada para a data de entrega: morada, destinatário, telefone, nota, janela horária, tempo na paragem, tipo de paragem, código da encomenda, assinatura.

Find Order

Encontra uma encomenda pelo External ID ou pelo ID da encomenda, com o destinatário, a morada e o estado.

Order Delivered

É executado quando um motorista marca a encomenda como entregue, com a hora e o comprovativo de entrega: links da fotografia e da assinatura, nota.

Order Failed

É executado quando um motorista marca a encomenda como não entregue, com o motivo.

Route Completed

É executado quando um motorista termina uma rota, com o número de paragens entregues e não entregues.

Order Delivered e Order Failed funcionam para encomendas que chegaram pelo Zapier ou pela API. As paragens que adiciona no site não os acionam; Route Completed funciona para todas as rotas.

Passo 1. Criar uma chave de API

O Zapier entra na sua equipa com uma chave de API. Podem criá-la o proprietário da equipa e os despachantes.

1. Abra o site do Route Planner Teams e vá a Equipa.
2. Desça até Integrações e clique em Criar chave de API.
3. Em Nome, escreva para que serve a chave, por exemplo Zapier, e clique em Criar chave de API.
4. Clique em Copiar e guarde a chave para o passo 2. Começa por rpt_live_ e só é mostrada uma vez: depois de Concluído, a lista mostra apenas o início.

Passo 2. Ligar o Route Planner Teams no Zapier

A integração ainda não está no diretório público de aplicações do Zapier, por isso adiciona-a com um link de convite.

1. Abra o link de convite do Route Planner Teams, entre no Zapier ou crie uma conta gratuita e aceite o convite (Accept Invite & Build a Zap).
2. No editor do Zap, adicione um passo, procure Route Planner Teams e escolha um evento, por exemplo Create Order.
3. No passo da conta, ligue uma conta nova: o Zapier pede a API key. Cole a chave do passo 1 e continue.
4. A ligação fica com o nome da sua equipa. Os outros Zaps podem usar a mesma ligação, por isso só faz isto uma vez.

O Zapier diz que a chave é inválida? Verifique se a copiou inteira, de rpt_live_ até ao último carácter, e se não foi revogada em Integrações.

Passo 3. Uma nova linha no Google Sheets passa a encomenda

O Zap mais comum: você ou a equipa da loja registam as encomendas numa folha de cálculo, e cada linha nova aparece na caixa de entrada. Comece com uma folha cuja primeira linha tem os nomes das colunas, por exemplo:

1. Crie um Zap. Acionador: Google Sheets, evento New Spreadsheet Row; escolha a folha de cálculo e a folha.
2. Ação: Route Planner Teams, evento Create Order, e a ligação do passo 2.
3. Preencha os campos com as colunas da sua folha, como na tabela. Sem coluna Data, deixe Delivery Date vazio: as encomendas ficam para hoje.
4. Clique em Test step: a encomenda de teste aparece na Caixa de entrada da página Rotas na data de entrega. Depois publique o Zap.
5. Em Rotas, marque as encomendas da Caixa de entrada e clique em Adicionar a uma rota: crie uma rota nova ou junte-as a uma rota desse dia. Depois otimize a rota e envie-a a um motorista, como de costume — veja Otimizar com janelas de entrega e Atribuir um motorista e acompanhar o dia.

Outras origens funcionam da mesma forma: escolha o acionador «nova encomenda» da sua loja (por exemplo no Shopify) ou «nova resposta» de um formulário e depois Create Order. Uma encomenda de que não precisa sai com Rejeitar.

Passo 4. Avisar o cliente ou a folha de cálculo da entrega

As atualizações dos motoristas não incluem o nome, o telefone nem a morada do destinatário — só o External ID da encomenda, o estado, a hora e o comprovativo de entrega. Use o External ID (o seu número de encomenda) para encontrar a encomenda na sua própria folha.

1. Crie um Zap com o acionador Route Planner Teams, evento Order Delivered. O Zapier carrega as suas últimas encomendas entregues, ou um exemplo se ainda não houver nenhuma.
2. Para manter um registo de entregas, adicione Google Sheets → Create Spreadsheet Row e preencha External ID, Delivered At e Proof of Delivery Photo URLs.
3. Para enviar um e-mail ao cliente, adicione primeiro Google Sheets → Lookup Spreadsheet Row: procure o External ID na coluna N.º da encomenda. Depois adicione Gmail → Send Email para a coluna E-mail da linha encontrada.
4. Publique o Zap. O Zapier subscreve as atualizações de imediato: aparece um webhook em Webhooks, nas Integrações. Desligar o Zap remove-o.

O Zap corre poucos segundos depois de o motorista marcar a paragem. Faça o mesmo com Order Failed para ligar ao cliente ou reagendar a entrega, e com Route Completed para um resumo do dia.

Os links das fotografias e da assinatura funcionam durante 7 dias. Para os guardar mais tempo, grave os ficheiros noutro passo, por exemplo no Google Drive. Zaps com mais de uma ação podem precisar de um plano pago do Zapier.

Bom saber

• External ID contra duplicados. Associe o seu número de encomenda ao External ID. Se o Zap correr duas vezes para a mesma encomenda, a segunda execução encontra a encomenda existente e não cria outra.
• Tempo na paragem. O campo Service Time (minutes) é o tempo de que o motorista precisa nesta morada, de 0 a 120. Vazio — os Minutos por paragem da rota.
• Janelas horárias. Preencha Time Window From e Time Window To, em HH:MM no formato de 24 horas. A otimização planeia a paragem dentro da janela.
• Datas e moradas. O campo Delivery Date é AAAA-MM-DD — formate assim a coluna Data da sua folha; vazio — hoje no fuso horário da sua equipa. Envie a morada completa com código postal e localidade, ou Latitude e Longitude. Se uma morada não for encontrada, o Zap mostra um erro no histórico e a encomenda não é criada; uma duvidosa aparece na caixa de entrada com verifique a morada.
• O que conta. Uma encomenda com morada conta, na página Subscrição, em Moradas procuradas a partir de listas; uma enviada com coordenadas não. A paragem conta quando adiciona a encomenda a uma rota, como qualquer outra paragem.
• Limites. Cada chave de API pode fazer até 600 pedidos por 10 minutos e 5000 por dia. Se chegar a um limite, o Zapier espera e tenta de novo.
• Posição do motorista. Ative Partilhar a posição do motorista na paragem em Integrações, e as atualizações passam a incluir onde estava o motorista ao marcar a paragem.
• Proteja a chave. Quem tiver a chave pode criar encomendas e ler as suas entregas. Use uma chave por serviço e, se uma chave for divulgada, clique em Revogar em Integrações: os Zaps que a usam param de imediato. Crie uma chave nova e volte a ligar a conta no Zapier.

Para programadores: a API

Tudo o que a integração com o Zapier faz está também disponível na API REST com webhooks — para a sua loja, o seu sistema de encomendas ou os seus scripts. Veja a documentação da API (em inglês).