Route Planner Teams mit Zapier verbinden

Was Sie automatisieren können

Die Integration Route Planner Teams in Zapier hat eine Aktion, eine Suche und drei Auslöser:

Create Order

Legt einen Auftrag für sein Lieferdatum im Eingang an: Adresse, Empfänger, Telefon, Notiz, Zeitfenster, Zeit am Stopp, Stopptyp, Paketcode, Unterschrift.

Find Order

Findet einen Auftrag über seine External ID oder Auftrags-ID, mit Empfänger, Adresse und Status.

Order Delivered

Läuft, wenn ein Fahrer den Auftrag als zugestellt abhakt – mit Uhrzeit und Zustellnachweis: Links zu Foto und Unterschrift, Notiz.

Order Failed

Läuft, wenn ein Fahrer den Auftrag als nicht zugestellt markiert – mit dem Grund.

Route Completed

Läuft, wenn ein Fahrer eine Route abschließt – mit der Zahl der zugestellten und nicht zugestellten Stopps.

Order Delivered und Order Failed laufen für Aufträge, die über Zapier oder die API kamen. Stopps, die Sie selbst auf der Website anlegen, lösen sie nicht aus; Route Completed läuft für jede Route.

Schritt 1. API-Schlüssel erstellen

Zapier meldet sich mit einem API-Schlüssel bei Ihrem Team an. Erstellen können ihn der Teaminhaber und die Disponenten.

1. Öffnen Sie die Website für Disponenten und gehen Sie zu Team.
2. Scrollen Sie zu Integrationen und klicken Sie auf API-Schlüssel erstellen.
3. Geben Sie unter Name ein, wofür der Schlüssel ist, zum Beispiel Zapier, und klicken Sie auf API-Schlüssel erstellen.
4. Klicken Sie auf Kopieren und halten Sie den Schlüssel für Schritt 2 bereit. Er beginnt mit rpt_live_ und wird nur einmal angezeigt: Nach Fertig zeigt die Liste nur noch seinen Anfang.

Schritt 2. Route Planner Teams in Zapier verbinden

Die Integration steht noch nicht im öffentlichen App-Verzeichnis von Zapier, deshalb fügen Sie sie über einen Einladungslink hinzu.

1. Öffnen Sie den Einladungslink zu Route Planner Teams, melden Sie sich bei Zapier an oder legen Sie ein kostenloses Konto an, und nehmen Sie die Einladung an (Accept Invite & Build a Zap).
2. Fügen Sie im Zap-Editor einen Schritt hinzu, suchen Sie nach Route Planner Teams und wählen Sie ein Ereignis, zum Beispiel Create Order.
3. Verbinden Sie im Kontoschritt ein neues Konto: Zapier fragt nach dem API key. Fügen Sie den Schlüssel aus Schritt 1 ein und fahren Sie fort.
4. Die Verbindung trägt den Namen Ihres Teams. Ihre weiteren Zaps können dieselbe Verbindung nutzen – das machen Sie also nur einmal.

Zapier meldet, der Schlüssel sei ungültig? Prüfen Sie, ob Sie ihn vollständig kopiert haben – von rpt_live_ bis zum letzten Zeichen – und ob er unter Integrationen nicht widerrufen wurde.

Schritt 3. Eine neue Zeile in Google Sheets wird zum Auftrag

Der häufigste Zap: Sie oder Ihre Shop-Mitarbeiter tragen Aufträge in eine Tabelle ein, und jede neue Zeile erscheint im Eingang. Beginnen Sie mit einer Tabelle, deren erste Zeile die Spaltennamen enthält, zum Beispiel:

1. Erstellen Sie einen Zap. Auslöser: Google Sheets, Ereignis New Spreadsheet Row; wählen Sie Tabelle und Arbeitsblatt.
2. Aktion: Route Planner Teams, Ereignis Create Order, und die Verbindung aus Schritt 2.
3. Füllen Sie die Felder mit den Spalten Ihrer Tabelle, wie in der Übersicht. Ohne Spalte Datum lassen Sie Delivery Date leer: Die Aufträge gelten für heute.
4. Klicken Sie auf Test step: Der Testauftrag erscheint im Eingang auf der Seite Routen an seinem Lieferdatum. Veröffentlichen Sie dann den Zap.
5. Haken Sie unter Routen die Aufträge im Eingang an und klicken Sie auf Zur Route: Beginnen Sie eine neue Route oder fügen Sie sie einer Route dieses Tages hinzu. Dann optimieren Sie die Route wie gewohnt und senden sie an einen Fahrer – siehe Mit Lieferfenstern optimieren und Fahrer zuweisen und den Tag verfolgen.

Andere Quellen funktionieren genauso: Wählen Sie den Auslöser „neue Bestellung“ Ihres Shops (zum Beispiel in Shopify) oder „neue Antwort“ eines Formulars, dann Create Order. Einen Auftrag, den Sie nicht brauchen, entfernen Sie mit Verwerfen.

Schritt 4. Kunden oder Tabelle über die Zustellung informieren

Updates von den Fahrern enthalten weder Namen noch Telefon oder Adresse des Empfängers – nur External ID, Status, Uhrzeit und Zustellnachweis des Auftrags. Finden Sie den Auftrag über die External ID (Ihre Auftragsnummer) in Ihrer eigenen Tabelle.

1. Erstellen Sie einen Zap mit dem Auslöser Route Planner Teams, Ereignis Order Delivered. Zapier lädt Ihre letzten zugestellten Aufträge oder ein Beispiel, falls es noch keine gibt.
2. Für ein Zustellprotokoll fügen Sie Google Sheets → Create Spreadsheet Row hinzu und füllen External ID, Delivered At und Proof of Delivery Photo URLs aus.
3. Für eine E-Mail an den Kunden fügen Sie zuerst Google Sheets → Lookup Spreadsheet Row hinzu: Suchen Sie in der Spalte Auftragsnummer nach der External ID. Dann Gmail → Send Email an die Spalte E-Mail der gefundenen Zeile.
4. Veröffentlichen Sie den Zap. Zapier abonniert die Updates sofort: Unter Integrationen erscheint ein Webhook bei Webhooks. Schalten Sie den Zap aus, wird er entfernt.

Der Zap läuft wenige Sekunden, nachdem der Fahrer den Stopp abgehakt hat. Genauso mit Order Failed, um den Kunden zurückzurufen oder die Zustellung neu zu planen, und mit Route Completed für eine Tageszusammenfassung.

Links zu Fotos und Unterschrift gelten 7 Tage. Um sie länger aufzubewahren, speichern Sie die Dateien in einem weiteren Schritt, zum Beispiel in Google Drive. Zaps mit mehr als einer Aktion brauchen unter Umständen einen kostenpflichtigen Zapier-Tarif.

Gut zu wissen

• External ID gegen Doppelte. Ordnen Sie Ihre Auftragsnummer der External ID zu. Läuft der Zap zweimal für denselben Auftrag, findet der zweite Lauf den bestehenden Auftrag und legt keinen neuen an.
• Zeit am Stopp. Das Feld Service Time (minutes) ist die Zeit, die der Fahrer an dieser Adresse braucht, von 0 bis 120. Leer – Minuten pro Stopp der Route.
• Zeitfenster. Füllen Sie Time Window From und Time Window To beide aus, als HH:MM im 24-Stunden-Format. Die Optimierung plant den Stopp innerhalb des Fensters.
• Datum und Adressen. Das Feld Delivery Date hat das Format JJJJ-MM-TT – formatieren Sie die Spalte Datum Ihrer Tabelle so; leer – heute in der Zeitzone Ihres Teams. Senden Sie die vollständige Adresse mit Postleitzahl und Ort oder Latitude und Longitude. Wird eine Adresse nicht gefunden, zeigt der Zap einen Fehler in seinem Verlauf und es entsteht kein Auftrag; eine unsichere erscheint im Eingang mit Adresse prüfen.
• Was gezählt wird. Ein Auftrag mit Adresse zählt auf der Seite Abonnement unter Aus Listen gesuchte Adressen; einer mit Koordinaten nicht. Der Stopp zählt, wenn Sie den Auftrag einer Route hinzufügen – wie jeder andere Stopp.
• Limits. Jeder API-Schlüssel kann bis zu 600 Anfragen pro 10 Minuten und 5.000 pro Tag stellen. Ist ein Limit erreicht, wartet Zapier und versucht es erneut.
• Position des Fahrers. Schalten Sie unter Integrationen Position des Fahrers am Stopp teilen ein, dann enthalten die Updates, wo der Fahrer beim Abhaken des Stopps war.
• Schlüssel schützen. Wer den Schlüssel hat, kann Aufträge anlegen und Ihre Zustellungen lesen. Nutzen Sie einen Schlüssel pro Dienst, und ist ein Schlüssel nach außen gelangt, klicken Sie unter Integrationen auf Widerrufen: Zaps damit stoppen sofort. Erstellen Sie einen neuen Schlüssel und verbinden Sie das Konto in Zapier neu.

Für Entwickler: die API

Alles, was die Zapier-Integration kann, gibt es auch über die REST-API mit Webhooks – für Ihren eigenen Shop, Ihr Bestellsystem oder eigene Skripte. Siehe die API-Dokumentation (auf Englisch).