Conectar Route Planner Teams con Zapier

Qué puedes automatizar

La integración Route Planner Teams en Zapier tiene una acción, una búsqueda y tres disparadores:

Create Order

Pone un pedido en la Bandeja de entrada para su fecha de entrega: dirección, destinatario, teléfono, nota, franja horaria, tiempo en la parada, tipo de parada, código del paquete, firma.

Find Order

Encuentra un pedido por su External ID o su ID de pedido, con el destinatario, la dirección y el estado.

Order Delivered

Se ejecuta cuando un conductor marca el pedido como entregado, con la hora y el comprobante de entrega: enlaces a la foto y la firma, nota.

Order Failed

Se ejecuta cuando un conductor marca el pedido como no entregado, con el motivo.

Route Completed

Se ejecuta cuando un conductor termina una ruta, con el número de paradas entregadas y no entregadas.

Order Delivered y Order Failed funcionan con los pedidos que llegaron por Zapier o por la API. Las paradas que añades tú en la web no los disparan; Route Completed funciona con todas las rutas.

Paso 1. Crea una clave de API

Zapier entra en tu equipo con una clave de API. Pueden crearla el propietario del equipo y los despachadores.

1. Abre la web de Route Planner Teams y ve a Equipo.
2. Baja hasta Integraciones y haz clic en Crear clave de API.
3. En Nombre, escribe para qué es la clave, por ejemplo Zapier, y haz clic en Crear clave de API.
4. Haz clic en Copiar y ten la clave a mano para el paso 2. Empieza por rpt_live_ y solo se muestra una vez: después de Listo, la lista solo enseña su comienzo.

Paso 2. Conecta Route Planner Teams en Zapier

La integración todavía no está en el directorio público de apps de Zapier, así que la añades con un enlace de invitación.

1. Abre el enlace de invitación de Route Planner Teams, entra en Zapier o crea una cuenta gratuita y acepta la invitación (Accept Invite & Build a Zap).
2. En el editor del Zap, añade un paso, busca Route Planner Teams y elige un evento, por ejemplo Create Order.
3. En el paso de la cuenta, conecta una cuenta nueva: Zapier pide la API key. Pega la clave del paso 1 y continúa.
4. La conexión lleva el nombre de tu equipo. Tus otros Zaps pueden usar la misma conexión, así que solo lo haces una vez.

¿Zapier dice que la clave no es válida? Comprueba que la copiaste entera, de rpt_live_ al último carácter, y que no se revocó en Integraciones.

Paso 3. Una fila nueva en Google Sheets se convierte en pedido

El Zap más habitual: tú o el personal de la tienda apuntáis los pedidos en una hoja de cálculo, y cada fila nueva aparece en la bandeja de entrada. Empieza con una hoja cuya primera fila tenga los nombres de las columnas, por ejemplo:

1. Crea un Zap. Disparador: Google Sheets, evento New Spreadsheet Row; elige la hoja de cálculo y la pestaña.
2. Acción: Route Planner Teams, evento Create Order, y la conexión del paso 2.
3. Rellena los campos con las columnas de tu hoja, como en la tabla. Sin columna Fecha, deja Delivery Date vacío: los pedidos van a hoy.
4. Haz clic en Test step: el pedido de prueba aparece en la Bandeja de entrada de la página Rutas en su fecha de entrega. Después publica el Zap.
5. En Rutas, marca los pedidos de la Bandeja de entrada y haz clic en Añadir a una ruta: crea una ruta nueva o añádelos a una ruta de ese día. Luego optimiza la ruta y envíala a un conductor como siempre; consulta Optimizar con franjas de entrega y Asignar un conductor y seguir el día.

Otras fuentes funcionan igual: elige el disparador «pedido nuevo» de tu tienda (por ejemplo en Shopify) o «respuesta nueva» de un formulario y luego Create Order. Un pedido que no necesitas se quita con Descartar.

Paso 4. Avisa al cliente o a tu hoja de la entrega

Las novedades de los conductores no incluyen el nombre, el teléfono ni la dirección del destinatario: solo el External ID del pedido, el estado, la hora y el comprobante de entrega. Usa el External ID (tu número de pedido) para encontrar el pedido en tu propia hoja.

1. Crea un Zap con el disparador Route Planner Teams, evento Order Delivered. Zapier carga tus últimos pedidos entregados, o un ejemplo si aún no hay ninguno.
2. Para llevar un registro de entregas, añade Google Sheets → Create Spreadsheet Row y rellena External ID, Delivered At y Proof of Delivery Photo URLs.
3. Para enviar un correo al cliente, añade primero Google Sheets → Lookup Spreadsheet Row: busca el External ID en la columna N.º de pedido. Después añade Gmail → Send Email a la columna Correo de la fila encontrada.
4. Publica el Zap. Zapier se suscribe a las novedades al momento: aparece un webhook en Webhooks, dentro de Integraciones. Al desactivar el Zap, desaparece.

El Zap se ejecuta unos segundos después de que el conductor marque la parada. Haz lo mismo con Order Failed para llamar al cliente o volver a programar la entrega, y con Route Completed para un resumen del día.

Los enlaces a las fotos y la firma funcionan 7 días. Para guardarlos más tiempo, guarda los archivos en otro paso, por ejemplo en Google Drive. Los Zaps con más de una acción pueden necesitar un plan de pago de Zapier.

Conviene saber

• External ID contra duplicados. Asigna tu número de pedido al External ID. Si el Zap se ejecuta dos veces para el mismo pedido, la segunda vez encuentra el pedido existente y no crea otro.
• Tiempo en la parada. El campo Service Time (minutes) es el tiempo que el conductor necesita en esa dirección, de 0 a 120. Vacío: los Minutos por parada de la ruta.
• Franjas horarias. Rellena Time Window From y Time Window To, en formato HH:MM de 24 horas. La optimización planifica la parada dentro de la franja.
• Fechas y direcciones. El campo Delivery Date es AAAA-MM-DD: da ese formato a la columna Fecha de tu hoja; vacío: hoy en la zona horaria de tu equipo. Envía la dirección completa con código postal y ciudad, o Latitude y Longitude. Si una dirección no se encuentra, el Zap muestra un error en su historial y no se crea el pedido; una dudosa aparece en la bandeja de entrada con revisa la dirección.
• Qué cuenta. Un pedido con dirección cuenta en la página Suscripción en Direcciones buscadas desde listas; uno enviado con coordenadas, no. La parada cuenta cuando añades el pedido a una ruta, como cualquier otra parada.
• Límites. Cada clave de API puede hacer hasta 600 peticiones cada 10 minutos y 5000 al día. Si se alcanza un límite, Zapier espera y lo vuelve a intentar.
• Posición del conductor. Activa Compartir la posición del conductor en la parada en Integraciones y las novedades incluirán dónde estaba el conductor al marcar la parada.
• Protege la clave. Quien tenga la clave puede crear pedidos y leer tus entregas. Usa una clave por servicio y, si una clave se filtra, haz clic en Revocar en Integraciones: los Zaps que la usan se detienen al instante. Crea una clave nueva y vuelve a conectar la cuenta en Zapier.

Para desarrolladores: la API

Todo lo que hace la integración con Zapier también está disponible en la API REST con webhooks, para tu propia tienda, tu sistema de pedidos o tus scripts. Consulta la documentación de la API (en inglés).